Personel eğitim harcaması ne zaman ücrettir, ne zaman değildir?
Nitelikli personel istihdam etmek, teknolojiyi izlemek ve değişen teknolojiye uyum sağlamak zorunda olan, Ar-Ge faaliyeti yapan, belli bir büyüklüğün üzerinde olan bütün işletmelerde, istihdam edilen çalışanların eğitimi önemli.
Eğitim bazı işletmelerde, işletmede meslek içi eğitim şeklinde olabileceği gibi bazı işletmelerde çalışanlar yurt içinde veya yurt dışında bir eğitim kurumuna gönderilerek de yapılabilir.
Bunun yanında, farklı şekillerde ve farklı amaçlarla çalışanların veya ileride çalıştırılacakların eğitimi söz konusu olabilir. Bu çerçevede örneğin ileride istihdam edilmesi amaçlanan öğrencilere burs verilebilir, çalışanlar yurt dışına yüksek lisansa veya doktora yapmaya gönderilip eğitim harcamaları finanse edilebilir.
Aşağıda çeşitli durumları dikkate alarak, çalışanların eğitim harcamalarının giderleştirilmesi veya vergilendirilmesini özetlemeye çalıştım. Özetleyeceğim konuların birçoğunda farklı görüşler olabilir. Baştan söylemiş olayım.
Şirket içi eğitim faaliyetlerine ilişkin giderler
Zannediyorum geleneksel işletme yapılarında şirket içi eğitim yaygın bir uygulamadır.
Nitelikli eleman yetiştirmek, personeli yaptığı işlerle ilgili değişikler konusunda bilgilendirmek, yeni üretim teknikleri, yeni makineler, yeni teknolojiler konusunda eğitmek amacıyla şirket içinde eğitim faaliyetleri bütün işletmelerde az veya çok yapılıyordur. Bu çerçevede eğitim binalarının/salonlarının yapımı, bakımı, onarımı, eğitime hazır tutulması, bunun yanında eğiticilerin ve eğitim ekipmanlarının sağlanması için yapılan harcamalar işletmeler için genel gider niteliğindedir. Gelir Vergisi Kanunu’nun 40. maddesinin (1) numaralı bendi kapsamında doğrudan gider kaydedilebilir.
İşletme içinde kurulan eğitim biriminde şirket çalışanlarının dışında örneğin eğitim sonunda istihdam edilmek üzere öğrenciler eğitiyor ve bu öğrencilere belli bir ödeme yapılıyorsa, bu ödemeler de ücret niteliğindedir. Dolayısıyla bu ödemeler de 40. maddenin (1) numaralı bendi kapsamında ücret gideri olarak dikkate alınabilir. Ancak bu ücretler Gelir Vergisi Kanunu’nun 28. maddesi kapsamında gelir vergisinden müstesnadır.
Öğrencilere verilen burslar
Öğrencilere verilen burslar genel olarak sosyal sorumluluk gereği yapılan ödemelerdir. Bu nitelikteki burslar, gerçek kişilere yapılan bağış niteliğindedir ve gelir veya kurumlar vergisi matrahının tespitinde dikkate alınamaz.
Burs, öğrencinin ileride istihdam edilmesi planı çerçevesinde veriliyorsa, yasal ifadesiyle, gelecekte yapılacak hizmet karşılığında yapılan bir ödeme niteliği nedeniyle ücret olabilir ve ücret ödemesi olarak gider yazılabilir.
Gelir İdaresi öteden beri, şu koşulların varlığı halinde ödenen bursların gider yazılabileceğini kabul ediyor:
- Burs verilen kişinin okulu bitirdikten sonra işletmede çalışacağını öngören bir sözleşme düzenlenmesi.
- Burs verilecek kişilerin herkese açık bir sınav sonucuna göre belirlenmiş olması (Örneğin öğrencinin üniversite giriş sınavında dereceye girmiş olması).
- Verilen burs tutarının makul olması.
Çalışanın gelişimlerinin desteklenmesine yönelik eğitim giderleri
Personelin verimliliğini artırmak, yönetici potansiyeli olan çalışanların gelişimlerini desteklemek ve daha üst düzeyde görevlere hazırlamak veya işletme için önemli olan çalışanları ödüllendirmek amacıyla, çalışanın yüksek lisans, doktora, yabancı dil eğitimleri gibi bazı eğitimler işletme tarafından finanse edilebilir. Bu kapsamda eğitime gönderilen çalışanlara okul ücretleri yanında belli bir ücret ve harcırah ödemesi de yapılabilir.
Bütün bu ödemeler esas olarak ücret niteliğindedir ve ücret olarak vergilendirildikten sonra Gelir Vergisi Kanunu’nun 40. maddesinin (1) numaralı bendi kapsamında ücret gideri olarak dikkate alınabilir.
Çalışanların eğitimi için yapılan harcamalar ne zaman ücret sayılır?
Gelir Vergisi Kanunu’ndaki ücret tanımını oldukça geniş. Kanun, ücreti işverene tabi ve belirli bir işyerine bağlı olarak çalışanlara hizmet karşılığı verilen para ve ayınlar ile sağlanan ve para ile temsil edilebilen menfaatler olarak tanımladıktan sonra, çok sayıda ödemeyi de tek tek sayarak ücret tanımı içinde kabul etmiş.
Konumuz açısından ücret tanımının içinde geçen, çalışanlara “sağlanan ve para ile temsil edilebilen menfaatler” ifadesi önemli.
Çalışanların eğitimi için yapılan harcamaların ve ödemelerin ücret olup olmadığına karar verebilmek için öncelikle, personele açık ve doğrudan bir menfaat sağlanıp sağlanmadığına bakmak gerekir.
Bütün eğitim faaliyetlerinin, az veya çok çalışanlara bir menfaat sağladığı söylenebilir. Ancak çalışana yapılan bütün ödemelerin veya sağlanan bütün menfaatlerin ücret olduğu söylenemez.
İşletme ihtiyaçları açısından çok da gerekli olmayan bir alanda, yüksek lisans yapmak üzere personelin yurt dışına yüksek lisans yapmaya gönderilmesi durumunda, yapılan ödemenin veya sağlanan menfaatin ücret olarak dikkate alınması gerekir. Buna karşılık yeni bir makinenin kullanımı için yapılan şirket içi eğitimde de çalışana bir menfaat sağlandığı söylenebilir. Bu eğitimi alan çalışan eğitim sonrasında hem daha kalifiye bir çalışan haline gelecek, çalışanın bilgi ve beceri düzeyi artacak, hem de işten ayrıldığında yeni iş arayışında bu eğitim ona yardımcı olabilecektir. Çalışana sağlanan bir menfaatin ücret olarak nitelenmesi için, eğitimin temel amacına, baskın unsurun ne olduğuna, çalışana sağlanan menfaatin açık ve esaslı unsur olup olmadığına bakmak gerekir. İşletme ihtiyacını karşılamaya dönük, çalışana doğrudan ve açık bir şekilde menfaat sağlamayan/sağlamayı amaçlamayan ödeme ve harcamaları ücret kabul etmemek ve doğrudan gider olarak dikkate almak gerekir diye düşünüyorum.
İşletmenin faaliyet konusundaki yeni teknolojinin, yeni üretim şeklinin, yeni makinelerin öğrenilmesi için yapılan eğitim harcamaları, eğitim nerede yapılırsa yapılsın ücret değildir diye değerlendiriyorum.
Benzer şekilde, temini mümkün olmayan veya zor olan bir elemana ihtiyaç duyulması durumunda, istihdam edilen bir çalışanın istenen vasıflara sahip olması için yapılan eğitim harcamalarını da ücret olarak tanımlamamak gerekir. Burada da baskın amaç şirketin ihtiyacının karşılanmasıdır, kişiye doğrudan sağlanan/sağlanmak istenen bir menfaat yoktur.
Bütün ücretler vergiye tabi midir?
Çalışanların eğitimi için yapılan ve ücret sayılan bazı ödeme ve menfaatler gelir vergisinden müstesna. İstisna düzenlemesi Gelir Vergisi Kanunu’nun 28. maddesinde. Bu maddeye göre, tahsil ve tatbikat giderleri karşılığı olarak yapılan bazı ödemeler, örneğin öğrencilere verilen ve ücret niteliğinde olan burslar gelir vergisinden müstesna.
(Bu makale, Nasıl Bir EKONOMİ Gazetesinde ve ekonomim.com internet sitesinde yayınlanmış olup Sn. Bıyık’ın özel izni ile yayınlanmaktadır.)